参考答案: A

详细解析:

本题考查：相关方概念
采购设备最初的要求已经发生了变更，但相关方仍然以为是预期的设备，说明相关方根本不知道上一次会议发生了变更。所以，在发生变更时就应该和相关方同步这些信息，确保信息能够发送给所有相关方。
B选项，采购的设备发生变更不是说要取消采购合同，取消采购合同也不能避免相关方不知道采购设备发送变更的情况发生。
C选项，监控需求的不断变化不代表相关方能得知这些变化，重要的是沟通变更的情况而不是监控项目。
D选项，要与相关方沟通才能避免这种情况的出现，和采购团队进行沟通解决不了问题。