参考答案: D

详细解析:

本题考查：沟通管理计划的作用和内容
关键词：职能经理将会议报告发给了所有相关方却遭到高管的质疑，问项目经理出差前该做什么。现在出现的情况只能说明用的沟通方式不对或者不应该将报告发送给所有相关方的问题，结合四个选项，D是最符合的，因此本题的答案为D选项。
选项A：每个相关方的沟通方式都存在差异，应该遵循沟通管理计划。
选项B：风险管理计划不会记录该怎么发送会议报告的问题。
选项C：问的是事先，只在发生的时候记录并不能避免发生。